Procesul de creare și aprobare a diferitelor rapoarte de cheltuieli și plăți în avans este unul riguros și complex și poate presupune un set extins de procese manuale, în funcție de politica internă a companiei dumneavoastră în materie de cheltuieli. Dacă există și un număr mare de niveluri de aprobare, fluxul de lucru se poate întinde pe durate lungi de timp. Din fericire, există aplicații dedicate acestor procese, ce pot accelera și crește eficiența în desfășurarea acestor activități.
Există cel puțin 6 probleme pe care o aplicație de management al cheltuielilor le poate soluționa rapid și eficient:
În general, implementarea unei aplicații de gestionare a cheltuielilor înseamnă accelerare, simplificare și acuratețe, însă acestea pot soluționa definitiv unele dintre problemele cu care în mod cert v-ați confruntat de-a lungul timpului. O aplicație intuitivă de management al plăților, cum este soluția Expense Management, vă poate scuti de sarcini repetitive, automatizându-le pentru dumneavoastră, astfel încât să beneficiați de mai mult timp pentru aspectele cu adevărat importante.
1. Consumul de timp pe care procesele manuale de creare, aprobare și procesare a cheltuielilor îl implică. O aplicație de management al cheltuielilor vă poate scuti de această activitate cronofagă și laborioasă, automatizând fluxurile de lucru, reducând dependența de procesele manuale și accelerând procesul în ansamblu.
2. Întârzieri în aprobare și rambursare. Efectuarea manuală a acestor operațiuni poate duce la întârzieri în aprobare și rambursare.
Prin automatizare, fluxurile de aprobare devin rapide și eficiente, îmbunătățind inclusiv experiența angajaților. Suplimentar, există și avantajul accesibilității: o astfel de aplicație poate fi accesată de pe orice dispozitiv, fie el smartphone, tabletă sau laptop.
3. Omisiunea depistării unor cheltuieli nejustificate sau frauduloase. Cheltuielile nejustificate sau frauduloase pot scăpa ușor neobservate în procesele manuale. Funcționalitățile de audit și validare automată ale aplicației au rolul de a identifica anomaliile și pot contribui la prevenirea cheltuielilor neautorizate sau frauduloase.
4. Lipsa vizibilității și transparenței. Fără un sistem centralizat, poate fi extrem de dificil să obțineți o imagine completă și transparentă asupra cheltuielilor. Aplicația de management al acestora furnizează instrumente complete de raportare și analiză, pentru o privire cuprinzătoare asupra cheltuielilor, facilitând monitorizarea lor și conducând la luarea de decizii informate.
5. Erori de calcul. În procesele manuale există o expunere la riscul de erori umane în calcularea sumelor sau în introducerea datelor. Automatizarea calculelor în cadrul aplicației contribuie la acuratețea înregistrărilor financiare, eliminând erorilor umane.
6. Imposibilitatea integrării cu alte sisteme. În lipsă de integrare cu alte sisteme, transferul datelor între departamente este dificil și susceptibil la erori. O aplicație bine integrată, așa cum oferă și Arggo, poate facilita schimbul de date cu alte departamente relevante din companie, printre care se numără contabilitatea și resursele umane. În plus, aplicația permite administratorilor să creeze și să personalizeze profiluri de utilizator în funcție de nevoile și rolurile specifice ale angajaților. Astfel, fiecare cerere poate fi direcționată către nivelurile corespunzătoare de autoritate, pentru o evaluare adecvată.
Desigur, ținând cont de obiectul de activitate, mărimea companiei, cultura organizațională și alte aspecte similare, vă puteți confrunta cu o parte dintre aceste probleme sau chiar cu toate. În fond, fiecare problemă rezolvată prin intermediul automatizării se traduce în timp câștigat, pe care angajații dumneavoastră îl pot utiliza în mod creativ, pentru a inova și a eficientiza și alte procese, astfel încât businessul să se dezvolte cât mai armonios și mai sustenabil.
Read original article on: stirilekanald.ro