From January 1, 2024, the RO e-Invoice system, mandatory for Romanian economic operators, requires a qualified electronic signature. Non-compliance leads to fines. Enrollment in SPV with a qualified certificate is essential for authenticity and integrity. Simple and advanced signatures also exist but have limitations
De la 1 ianuarie 2024, a început să funcționeze sistemul național RO e-Factura, obligatoriu pentru toți operatorii economici, persoane impozabile în România. Practic, de la începutul anului, orice factură trebuie înregistrată în acest sistem, nerespectarea obligației fiind sancționată cu amenzi de la 1.000 până la 10.000 de lei, însă pentru utilizarea sistemului este necesară parcurgerea mai multor pași.
Ce fel de semnătură electronică trebuie să aibă operatorii economici?
Primul pas pentru utilizarea sistemului RO e-Factura este înrolarea în SPV – Spațiul Privat Virtual, însă aceasta nu poate fi făcută fără deținerea unui certificat calificat pentru semnătură electronică.
Ce reprezintă ea? O semnătură electronică calificată este cea mai puternică și mai sigură formă de semnătură electronică, conform unui act normativ existent la nivelul Uniunii Europene, respectiv Regulamentul eIDAS – Regulamentul privind identificarea electronică și serviciile de încredere nr. 910/2014. Aceasta respectă standarde stricte și oferă un nivel ridicat de autenticitate și integritate a datelor. Practic, acest tip de semnătură este singurul asimilat semnăturii olografe . Pentru obținerea ei, este necesar să vă adresați unui prestator de servicii de încredere autorizat. Doar acești furnizori specializați în servicii de semnătură electronică pot emite certificate și pot oferi soluții pentru semnături electronice calificate.
Obținerea unui astfel de certificat este doar o etapă preliminară în utilizarea sistemului RO e-Factura, pentru că aceasta presupune, la rândul ei, un set de pași de urmat. De aceea, automatizarea, în cazul soluțiilor RO e-Factura, vă va simplifica semnificativ munca. Utilizând soluțiile Arggo de depunere a facturilor prin sistemele ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central/NAV sau Microsoft Dynamics 365 for Finance & Operations/AX, această nouă obligație legală va deveni un simplu proces de fundal, care se va desfășura sigur și eficient, cu o minimă implicare din partea dumneavoastră.
Mai există și alte tipuri de semnături electronice: simple și avansate. Semnătura electronică simplă poate fi utilizată pentru semnarea unor documente care nu prezintă un grad semnificativ de sensibilitate, precum o chitanță. Aceasta este cea folosită, de pildă, în finalul unui e-mail, prin inserarea datelor de contact, sau făcută cu un stilou digital – de unde rezultă că nu este la fel de securizată ca semnătura electronică avansată sau semnătura certificată și că este posibil să nu fie acceptată și recunoscută pentru o gamă largă de documente sau tranzacții.
Semnătura electronică avansată este cea care îndeplinește, conform Regulamentului eIDAS, 4 condiții pe care acesta le impune:
legătura univocă cu semnatarul;
asigurarea identității semnatarului, prin faptul că permite identificarea lui;
crearea utilizând date pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, aflate exclusiv sub controlul său;
asigurarea integrității datelor semnate, care înseamnă că orice modificare ulterioară a datelor semnate va fi detectabilă.
Sfera de utilizare a unei semnături avansate este, în mod firesc, destul de restrânsă: ea poate fi potrivită și eficientă în cazul unor acorduri între două părți, câtă vreme ambele îi recunosc valabilitatea și nu contestă documentul asociat, însă nu va avea niciodată puterea legală pe care o are o semnătură calificată.
În consecință, este important să vă adresați unui prestator de servicii de încredere, recunoscut din punct de vedere legal, pentru a vă asigura că semnătura electronică calificată este valabilă și acceptată în diverse contexte și jurisdicții, conform standardelor legale.